Il Meeting

Si può descrivere una serata Toastmasters? Sì, certo! È molto più interessante però partecipare di persona ad uno dei nostri meeting per comprendere meglio di cosa si tratti. Una serata Toastmasters è suddivisa in tre sessioni distinte:

  • Speaking Session – ha come protagonisti da due a quattro speaker che variano ad ogni serata e che hanno prenotato i propri discorsi col Vice President Education.
  • Table Topics Session – ha come protagonisti il maggior numero possibile di Club Members e ospiti.
  • Evaluation Session – ha come protagonist la squadra di valutazione coordinate dal General Evaluator.

Ecco i principali “attori” che animano una classica serata Toastmasters:

  • Sargeant-at-Arms – Prega i presenti di fare silenzio, spegnere i cellulari o mettere la suoneria in silenzioso, ricorda a tutti, Club Members e ospiti, di attenersi alle regole delle Parliamentary Procedures (si chiede la parola per alzata di mano, non si parla mentre un altro Club Member sta intervenendo, si attende il proprio turno per parlare se il Presidente concede la parola); lascia la parola al President per l’apertura ufficiale del meeting.
  • President – Apre ogni serata Toastmasters, saluta gli ospiti presenti; dà comunicazioni ai Club Member su decisioni dell’EXCOMM (Comitato Esecutivo) per l’andamento del Club; introduce il Toastmaster of the day, celebra i progressi dei Club Members con l’assegnazione delle pin e l’ingresso ufficiale nel Club come Toastmasters di coloro che affrontano l’Ice Breaker; chiude la serata.
  • Toastmasters of the day – È il “Maestro cerimoniere” di ogni incontro Toastmasters: introduce ogni sessione della serata e – per la Speaking Session – presenta anche ogni singolo protagonista e il tema del discorso che questi affronterà. Spiega agli ospiti la funzione di ogni sessione della serata e lo scopo.
  • Speakers – Da due a quattro, affrontano discorsi di difficoltà crescente a seconda dei manuali che stanno affrontando in quel momento. Può trattarsi dei manuali base* oppure dei manuali avanzati**.
  • Table Topics Master – È colei o colui che gestisce la sessione d’improvvisazione, stimolando Club Members e ospiti a rispondere a domande a bruciapelo di cui il solo TT Master conosce l’argomento.
  • General Evaluator – È colui o colei che coordina la sessione di valutazione dei discorsi. Introduce ogni singolo membro della squadra di valutazione.
  • Speakers’ Evaluators – Sono proporzionali al numero di speakers della serata e hanno il compito di valutare il “come” i discorsi sono stati dati (la postura era rilassata o tesa, il contatto visivo ampio o ristretto, le pause ben gestite o inesistenti?), se gli obiettivi posti dai progetti sono stati raggiunti e danno suggerimenti (points for improvements) per migliorare l’esposizione dei discorsi.
  • Grammarian (Italian & English) – Sono coloro che valutano l’uso della lingua italiana e/o inglese da parte di chiunque abbia parlato durante la serata, cogliendo sia l’uso virtuoso della lingua sia l’uso improprio e fornendo suggerimenti per migliorare.
  • Ah Counter – È colui o colei che rileva l’uso dei “riempitivi” del discorso (i “cioè”, i “vediamo”, gli “un attimino”, gli “ecco”, ecc…), gli strascichi delle vocali, gli “ehmmmm…” o “uhmmmm”.
  • Timer – È colui o colei che rileva i tempi della serata. Abbiamo usato adeguatamente il nostro tempo, rispettando lo spazio che ci era stato assegnato o abbiamo sforato? E di quanto?
  • Leadership Evaluator – È colui o colei che compila la valutazione di ruoli agiti sia nel corso delle serate Toastmasters, sia nell’ambito della vita del Club sulla base dei progetti proposti dal manuale stesso***. Quello di Leadership Evaluator è un ruolo silente (non ha spazio in agenda).
  • Cameraman – È colui o colei che ha il compito di registrare con la videocamera ogni persona che interviene nella serata per darle modo di rivedersi insieme al proprio Mentor per migliorare le proprie abilità come Speaker.

* Il manuale base è quello di Competent Communication, che prevede 10 progetti di difficoltà crescente al termine dei quali si ottiene il titolo di Competent Communicator. ** I manuali avanzati si affrontano dopo aver raggiunto il livello di Competent Communicator (Public Relations, Story Telling, Humorously Speaking, Entertainment, tanto per citarne alcuni). *** Il manuale base di Competent Leadership prevede nove progetti che si basano sui cosiddetti “soft skills” di Leadership (Ascolto e Leadership, Pensiero Critico, Dare Feedback, Time Management, Pianificazione e implementazione, Organizzazione e Delega, Sviluppo delle abilità di Facilitatore, Motivazione, Mentoring, Team Building).